Learning Cafe Seanslarını İK Nasıl Planlar? Konu, Süre ve Katılım Kurgusu

Learning Cafe Seansları

Kurumlarda bilginin önemli bir bölümü çalışanların deneyiminde birikir. Bu bilginin birimler arasında dolaşması için kısa, odaklı ve katılıma açık öğrenme formatları gerekir. Learning Cafe bu ihtiyaca karşılık gelen bir grup öğrenme ve tartışma yöntemidir. Katılımcılar belirli bir konu etrafında fikir alışverişi yapar, birlikte çalışır ve konuyu derinlemesine ele alır. İK seansların konusunu, süresini ve katılım yapısını planlar. Üst yönetim ise kısa süreli bir yatırımla kurum içi bilginin görünür hale gelmesini sağlar. Bu yazı Learning Cafe seanslarının planlanmasını konu seçimi, süre kurgusu ve katılım yapısı başlıklarıyla ele alır.

Learning Cafe Hangi Öğrenme İhtiyacına Karşılık Gelir?

Learning Cafe, sınıf içi eğitimin yanında konumlanan tamamlayıcı bir formattır. Kaan Böke Yönetim Danışmanlığı'nın eğitim ve gelişim programları arasında yer alır ve bir ila iki saatlik seanslar olarak kurgulanır. Seans, katılımcıların kendi deneyimlerini paylaştığı masalar üzerine kurulur. Kolaylaştırıcı konuyu açar, soruları yönetir ve çıkan fikirleri bir araya getirir.

Learning Cafe'nin ayırt edici özelliği bilginin katılımcılardan doğmasıdır. Her katılımcı kendi işinden bir örnek getirir ve bu örnek masadaki diğer katılımcılar için bir öğrenme kaynağına dönüşür. Kolaylaştırıcının temel rolü tartışmayı yapılandırmaktır. Bu nedenle İK kolaylaştırıcıyı konu uzmanlığının yanında grup yönetimi becerisine göre de seçer.

İK bu formatı üç durumda öne çıkarır. İlki bir eğitim programının ardından öğrenimin pekişmesi gereken dönemdir. Katılımcılar programda öğrendiklerini kendi iş ortamlarında nasıl uyguladıklarını paylaşır. İkincisi birimler arası ortak bir sorunun farklı bakış açılarıyla ele alınması gereken durumlardır. Satış, operasyon ve finans aynı masada buluştuğunda sorun tüm yönleriyle görünür. Üçüncüsü yeni bir yaklaşımın kuruma tanıtıldığı süreçtir. Kısa bir seans, yaklaşımın temel kavramlarını geniş bir gruba ulaştırır ve sorulara alan açar.

Learning Cafe Seanslarında Konu Seçimi

Konu seçimi seansın değerini belirler. İK konu listesini kurum içi verilerden besler. Yıllık eğitim planı hazırlanırken toplanan ihtiyaç analizi sonuçları, performans görüşmelerinde öne çıkan gelişim alanları ve yöneticilerden gelen talepler bu listenin ana kaynaklarıdır. İK listeyi yılda iki kez gözden geçirir ve gündeme yeni giren başlıkları ekler.

Uygun bir Learning Cafe konusu üç özellik taşır. Konu katılımcıların günlük işinde karşılık bulur. Konu farklı deneyimlere alan açar ve çok yönlü bir tartışmaya imkân verir. Konu bir ila iki saat içinde ele alınabilecek kapsamdadır. Kaan Böke Yönetim Danışmanlığı'nın Learning Cafe seanslarında işlenen Kuantum Düşünce Tekniği ve Arketipsel Farkındalık başlıkları bu yapıya örnek oluşturur. Her iki başlık da katılımcının kendi düşünme ve ilişki kurma biçimini fark etmesine dayanır ve paylaşıma uygun bir zemin hazırlar.

İK konuyu belirledikten sonra seans için iki ya da üç tartışma sorusu hazırlar. Sorular açık uçludur ve katılımcıyı kendi deneyiminden örnek vermeye yönlendirir. Örneğin "Ekibinizde son çeyrekte karşılaştığınız bir karar anında hangi düşünce kalıbı öne çıktı?" sorusu konuyu doğrudan iş ortamına taşır. Soruların her biri bir masa turuna karşılık gelir ve seansın akışını belirler.

İK konu takvimini de yıllık plan içinde kurgular. Örneğin performans değerlendirme dönemi öncesinde geri bildirim başlıklı bir seans, bütçe dönemi öncesinde önceliklendirme başlıklı bir seans planlanabilir. Konu takvimi iş takvimiyle uyumlu ilerlediğinde katılımcılar seansta öğrendiklerini kısa sürede uygulama fırsatı bulur.

Learning Cafe Seansının Süre ve Akış Kurgusu

Learning Cafe seansı bir ila iki saat sürer. İK seansı bu süre içinde dört aşamada planlar.

•       Açılış. Kolaylaştırıcı konuyu, seansın amacını ve tartışma sorularını paylaşır. Bu aşama yaklaşık on beş dakika sürer.

•       Masa turları. Katılımcılar dört ila altı kişilik masalarda ilk soruyu tartışır. Belirlenen sürenin sonunda katılımcılar masa değiştirir ve bir sonraki soruya geçer. Her masada bir katılımcı not tutar, masada kalır ve yeni gelenlere önceki turun özetini aktarır.

•       Ortak değerlendirme. Masa sorumluları öne çıkan fikirleri tüm gruba sunar. Kolaylaştırıcı ortak temaları belirler ve görünür bir panoda toplar.

•       Kapanış. Katılımcılar seanstan kendi işlerine taşıyacakları bir uygulamayı yazılı olarak not eder.

Seans takvimi de planın bir parçasıdır. İK seansları iş yoğunluğunun hafif olduğu saatlere yerleştirir ve yıl boyunca düzenli aralıklarla tekrarlar. Kolaylaştırıcı rolü için kurum içinden konuya hâkim uzmanlar görevlendirilebilir. İç eğitmen havuzu bu noktada İK'ya hazır bir kaynak sunar. Seçilen kolaylaştırıcı seans öncesinde soru setini ve akışı İK ile birlikte gözden geçirir.

Mekân ve malzeme de akışın parçasıdır. İK her masaya büyük kâğıt, renkli kalemler ve soru kartı yerleştirir. Katılımcılar fikirlerini masa kâğıdına yazar ve bir sonraki gruba görsel bir iz bırakır. Çevrim içi seanslarda aynı akış ayrı toplantı odaları ve ortak bir dijital pano ile yürür. İK seanstan bir gün önce teknik kurulumu kolaylaştırıcıyla birlikte test eder.

Katılım Yapısı ve Sonuçların Takibi

Katılım yapısı seansın amacına göre şekillenir. Birimler arası bilgi paylaşımı hedeflendiğinde İK her masaya farklı birimlerden katılımcı yerleştirir. Bir eğitim programının pekiştirilmesi hedeflendiğinde seansa aynı programı tamamlayan katılımcılar davet edilir. Katılım gönüllülük esasına dayandığında katılımcılar tartışmaya hazırlıklı gelir. İK duyuruda konuyu, soruları ve seansın süresini önceden paylaşır.

Seans sonrası takip üç kayıtla yürür. İlki katılım kaydıdır. İK hangi birimden kaç kişinin katıldığını izler. İkincisi seans çıktısıdır. Masa notları ve ortak temalar tek bir özet dokümanda toplanır ve katılımcılarla paylaşılır. Üçüncüsü uygulama takibidir. İK seanstan bir ay sonra katılımcılara kısa bir form gönderir ve not ettikleri uygulamanın durumunu sorar.

İK bu kayıtlardan üç gösterge üretir. Seans başına katılım oranı, seans sonu memnuniyet puanı ve bir ay sonraki uygulama oranı Learning Cafe programının yıl içindeki etkisini raporlamada temel veri setini oluşturur. Yönetim ekibi seans çıktılarını üç aylık değerlendirme toplantılarında gündeme alabilir. Bu uygulama çalışanların paylaştığı fikirlerin karar sürecine ulaştığını gösterir ve sonraki seanslara katılımı destekler.

C-level açısından Learning Cafe düşük maliyetli ve hızlı bir öğrenme yatırımıdır. Seans kısa sürer, kurum içi kaynakla yürütülür ve iş akışını kesintiye uğratmadan bilgiyi birimler arasında dolaştırır. Seans çıktıları üst yönetime çalışanların gündemindeki konuları doğrudan gösteren bir kaynak sunar. İK için ise seanslar eğitim ihtiyaç analizini besleyen düzenli bir veri kaynağına dönüşür.

Kaan Böke Yönetim Danışmanlığı Learning Cafe seanslarını Eğitim ve Gelişim Programları kapsamında kurumun öğrenme gündemine göre tasarlar. 35+ yıllık kurumsal deneyim ve 25+ yıllık C-level liderlik perspektifiyle stratejik ve uygulanabilir çözümler sunarız. Kurumunuz için seans planını birlikte oluşturmak üzere iletişim sayfamızdan bize ulaşabilirsiniz.