İç Eğitmen Havuzu Kurmak: Kurum İçi Bilginin Aktarılabilir Hale Getirilmesi

Kurumların eğitim bütçelerinin önemli bir bölümü dış kaynaklı programlara ayrılıyor. Buna karşılık aynı kurumların içinde yıllar içinde biriktirilmiş teknik bilgi, süreç deneyimi ve hata geçmişi belirli kişilerin üzerinde toplanmış durumda. Bu bilginin aktarımı çoğu zaman yapılandırılmamış biçimde, günlük iş akışının içinde gerçekleşiyor. Kişi kurumdan ayrıldığında ya da rol değiştirdiğinde, aktarılamamış bilgi de kurumdan çıkmış oluyor.

İç eğitmen havuzu bu aktarımı tesadüfe bırakmayan bir yapıdır. Kurum içindeki bilgi sahiplerinin bir bölümünü tanımlı kriterlerle seçmeyi, onları eğitim verme yetkinliği açısından hazırlamayı, içeriği standart bir formata dökmeyi ve görevi sürdürülebilir kılacak bir sistem kurmayı kapsar. Bu yönüyle bir eğitim faaliyeti değil, bir İK sistemidir.

İç Eğitmen Havuzunun Kurumsal Karşılığı

Havuzun ilk işlevi, kuruma özgü bilginin aktarılabilir hale getirilmesidir. Dış eğitmenler bir konunun genel çerçevesini güçlü biçimde aktarabilir; ancak kurumun kendi süreç adımlarını, sistem ekranlarını, müşteri segmentlerinin özel taleplerini ve geçmiş hataların nasıl çözüldüğünü aktaramaz. Bu bilgi türü ancak içeriden çıkar. İç ve dış eğitim birbirinin alternatifi değil, farklı bilgi türlerini karşılayan iki ayrı kanaldır.

İkinci işlev, göreve uyum süreçlerinin hızlanmasıdır. Yeni giren bir çalışanın işi öğrenme süresi, büyük ölçüde kendisine kimin ve ne kadar sistemli anlattığına bağlıdır. Bu görev tanımsız bırakıldığında ekipteki en yoğun kişiye kalır. Havuz kurulduğunda hangi konunun kim tarafından, hangi içerikle aktarılacağı belirlidir.

Üçüncü işlev, görevlendirilen çalışan açısından bir gelişim alanı yaratmasıdır. Bir konuyu aktarılabilecek düzeyde yapılandırmak, o konuyu uygulamaktan farklı bir çaba gerektirir. Sunum yapma, soru yönetme ve grup önünde durabilme becerileri, ileride yönetici rolüne geçecek çalışanlar için doğrudan işe yarıyor.

Havuzun anlamlı olduğu durumlar sınırlıdır. Çok sayıda çalışana tekrar eden biçimde verilen, kuruma özgü ve süreç bilgisi ağırlıklı konular iç eğitmene uygundur. Düşük frekanslı, sertifikasyon içeren ya da kurum içinde çatışma potansiyeli taşıyan konularda dış eğitmen tercih edilir.

Seçim Kriterleri

Havuzun kalitesini belirleyen ilk karar, seçim kriterlerinin ne kadar açık tanımlandığıdır. En sık karşılaşılan hata, konusunda en deneyimli kişinin otomatik olarak iç eğitmen sayılmasıdır. Teknik derinlik gerekli bir koşuldur ancak tek başına yeterli değildir.

Seçimde beş boyut değerlendirilir:

1.       Konu hâkimiyeti,

2.       Aktarım becerisi,

3.       Kurum içindeki kabul düzeyi,

4.       İsteklilik,

5.       Zaman uygunluğu.

Görevlendirmenin gönüllülük içermediği durumlarda içerik hazırlığının aksadığı sıklıkla gözleniyor. Adayların belirlenmesinde yönetici önerisi tek başına kullanıldığında havuz belirli departmanlarda yoğunlaşma eğilimi gösteriyor. Buna performans ve yetkinlik değerlendirmesi çıktıları ile kurum içi gönüllü başvuru çağrısı eklenebilir. Yetkinlik verilerinin bu seçimde nasıl kullanılacağı konusunda Yetkinlik Değerlendirme Nasıl Yapılır? Yöntem ve Uygulama Adımları yazımızdaki çerçeve doğrudan uygulanabilir bir zemin sunuyor.

Her kritik konu başlığı için en az iki eğitmen bulundurulması, izin ve ayrılık durumlarında sürekliliğin devamı için önemlidir. Tek eğitmene bağlı kalan bir konu başlığı, havuz kurulmadan önceki riskin adı değişmiş halidir.

Hazırlık Programı ve İçerik Standardı

Seçim tamamlandıktan sonraki aşama, iç eğitmenin hazırlanmasıdır. Bu aşamanın atlanması, havuz kurma girişimlerinin en sık takıldığı noktadır. Hazırlık programı teknik bilgiyi öğretmez; o bilgiyi aktarılabilir bir yapıya dönüştürmeyi öğretir.

Programın bileşenleri genellikle şu başlıklardan oluşur:

•Eğitici eğitimi: Yetişkin öğrenme ilkeleri, oturum akışı tasarımı, soru-cevap yönetimi ve zor katılımcı durumları.

•İçerik geliştirme desteği: Konunun öğrenme hedefleri, süre planı ve değerlendirme sorularıyla yazılı bir tasarıma dökülmesi.

•Standart materyal şablonu: Kurumsal sunum şablonu, katılımcı çalışma kâğıdı ve eğitmen notu formatı.

•Gözlemli deneme oturumu: Küçük bir grupla pilot uygulama ve ardından yapılandırılmış geri bildirim.

•Kıdemli eğitmen eşliği: İlk gerçek oturumun gözetim altında verilmesi ve sonrasında değerlendirme görüşmesi.

Bu bileşenler içinde en çok ihmal edileni içerik standardıdır. Standart şablon kullanılmadığında her eğitmen kendi formatını üretir; içerik kişiye bağlı kalmaya devam eder ve eğitmen ayrıldığında materyal başka biri tarafından kullanılamaz. İçeriğin kurum arşivinde, güncelleme tarihi ve içerik sahibi bilgisiyle saklanması sistemi kalıcı kılan unsurdur.

Uygulamada dengenin, içeriğin yaklaşık üçte ikisinin sabit, kalanının eğitmen inisiyatifine açık bırakılması civarında kurulduğu gözlemlenmekte.

Sürdürülebilirlik ve Ölçüm

Kurulan havuzların bir bölümü ilk yıldan sonra işlevsizleşiyor. Temel neden, iç eğitmenliğin görev tanımına ve iş yükü planlamasına dahil edilmemesidir. Eğitim verme görevi normal işin üzerine eklendiğinde, yoğun dönemlerde ilk feda edilen kalem eğitim oluyor. Sürdürülebilirlik için görevin yıllık iş planında tanımlı bir zaman payı bulunması ve performans değerlendirmesinde bir karşılığının olması gerekiyor.

İkinci unsur tanınırlıktır. Sertifika, iç eğitmen unvanının kurum içi iletişimde görünür kılınması ve gelişim programlarına öncelikli katılım hakkı, uygulamada karşılığı görülen yöntemler arasında yer alıyor.

Üçüncü unsur içeriğin güncel tutulmasıdır. Her içeriğe bir sahip ve bir gözden geçirme periyodu atanır; yılda en az bir kez yapılan gözden geçirme havuzun güvenilirliğini koruyor.

Ölçüm tarafında dört göstergeden yararlanılabilir: kapsama oranı, kullanım oranı, katılımcı değerlendirmesi ve öğrenme çıktısı. Katılımcı memnuniyetinin tek başına yeterli sayılmaması gerekir; memnuniyet puanı eğitmenin anlatım tarzıyla güçlü biçimde ilişkilidir ve içeriğin işe yansıyıp yansımadığını göstermez.

İç eğitmen havuzu, kurum içindeki bilginin hangi koşullarda, kim tarafından ve hangi standartla aktarılacağını tanımlayan bir sistem kurgusudur. Bileşenlerden biri eksik bırakıldığında havuz çoğu zaman bir isim listesinden ibaret kalıyor. Kurumun eğitim mimarisinde bu yapının nereye oturduğunu görmek için eğitim ve gelişim programları çalışmalarımızı inceleyebilirsiniz.

Kaan Böke Yönetim Danışmanlığı olarak, 35+ yıllık kurumsal deneyim ve 25+ yıllık C-level liderlik perspektifiyle stratejik ve uygulanabilir çözümler sunuyoruz. Kurumunuzda iç eğitmen havuzunun kurulması için iletişime geçebilirsiniz.