Yönetici Koçluğunda Gizlilik Çerçevesini İK Nasıl Kurar?

Koçluk programları kurumda genellikle tanımlı bir gelişim ihtiyacı üzerine başlatılıyor. Sürecin işleyişine dair sorular ise çoğu zaman ilk oturumdan sonra gündeme geliyor: Koç neyi kime aktaracak, İK süreçten ne öğrenecek, Yöneticinin oturumda paylaştığı bilgi performans değerlendirmesine yansıyacak mı? Bu soruların yanıtı program başlamadan yazılı hale getirilmediğinde, ilerleyen aşamalarda güven zemini zayıflayabiliyor. Yönetici katılımın kapsamını kendi kendine daraltıyor, İK ise sürecin nasıl ilerlediğine dair yeterli bilgiye ulaşamıyor. Gizlilik çerçevesi tam olarak bu belirsizliği ortadan kaldırmak için kuruluyor: koçluk ilişkisinin kendi mahremiyetini korurken kurumun programdan beklediği çıktıyı da mümkün kılan bir yapı olarak İK tarafından tasarlanıyor.

Çerçevenin koç tarafından değil İK tarafından kurulması da bilinçli bir tercih olarak öne çıkıyor. Koç kendi mesleki etik kurallarıyla hareket ediyor; buna karşılık kurumun bilgi yönetimi politikası, saklama süreleri ve raporlama düzeni İK'nın sorumluluğunda bulunuyor. Bu nedenle çerçeve, koçluk hizmeti satın alınmadan önce tanımlanıyor ve tedarikçi seçiminde değerlendirme ölçütlerinden biri haline geliyor.

Yönetici Koçluğu Sürecinde Gizliliğin Kapsamı Nasıl Tanımlanır?

Kapsam, üç sorunun yanıtlanmasıyla belirginleşiyor: hangi bilgi gizli sayılıyor, bu bilgiye kim erişebiliyor ve hangi durumlarda istisna uygulanıyor. Oturumların içeriği kural olarak koç ile yönetici arasında kalıyor. Konuşulan konular, verilen örnekler, kişisel değerlendirmeler ve oturum sırasında ortaya çıkan zorlanma alanları bu kapsamda değerlendiriliyor. Buna karşılık programın işleyişine ilişkin bilgiler kuruma açık oluyor; oturum sayısı, katılım durumu, takvime uyum ve programın tamamlanma oranı İK'nın takip ettiği başlıklar arasında yer alıyor.

İki alan arasında kalan bilgi türü ise gelişim hedefleri ve bu hedeflerdeki ilerleme durumu. Bu bilginin kuruma açılıp açılmayacağı, açılacaksa kimin aktaracağı ve hangi ayrıntı düzeyinde paylaşılacağı önceden belirlenmeyi gerektiriyor. Yaygın uygulamada yönetici kendi hedeflerini kendi ifadesiyle paylaşıyor; koç bu aktarımın içeriğine dahil olmuyor.

İstisna halleri de aynı netlikte tanımlanıyor. Yasal yükümlülük doğuran durumlar, etik ihlal bildirimleri ve kuruma yönelik ciddi risk taşıyan konular bu kapsamda değerlendiriliyor. İstisnaların dar tutulması ve yazılı olarak paylaşılması, çerçevenin geniş yorumlanmasının önüne geçiyor.

Kapsam tanımının her programa özel yapılması ayrıca önem taşıyor. Aynı kurumda üst yönetim düzeyinde yürütülen bir uygulama ile orta kademe yöneticilere yönelik bir program, bilgi paylaşım ihtiyacı bakımından farklılaşabiliyor. Tek bir standart metnin tüm programlara uyarlanması, bazı durumlarda kapsamın gereğinden geniş kalmasına yol açıyor.

Üçlü Yapıda Bilgi Akışının Sınırları

Süreçte üç taraf bulunuyor: İK, koç ve yöneticinin kendisi. Her tarafın programdan beklentisi farklı olabildiği için bilgi akışının sınırlarının baştan çizilmesi gerekiyor. İK'nın ihtiyacı programın yürüyüp yürümediğini ve koçluk alan kişinin programla ilgili memnuniyeti ve gelişimi ve ayrılan kaynağın karşılık verip vermediğini görmek üzerine kuruluyor. Koç, bağlı olduğu mesleki etik kurallarıyla hareket ediyor ve oturum içeriğini paylaşmıyor. Yönetici ise paylaştığı bilginin kariyer kararlarına yansıyıp yansımayacağını bilmek istiyor. Bu üç beklenti çakışmadan yönetilebildiğinde program beklenen sonucu üretiyor.

Beklentilerin karşı karşıya geldiği durumlar da öngörülebiliyor. İK'nın program etkisini görmek için ayrıntılı bilgi talep etmesi, koçun etik sınırıyla karşılaşabiliyor. Böyle durumlarda çözüm bilginin kapsamını genişletmek yerine ölçüm yöntemini değiştirmek üzerinden aranıyor; yöneticinin çevresinden toplanan geri bildirim ya da hedef bazlı ilerleme raporu, oturum içeriğine girmeden sonuç hakkında bilgi verebiliyor.

Pratikte çoğu kurum üçlü görüşme mekanizmasını tercih ediyor. Programın başında hedeflerin belirlendiği, ortasında ilerlemenin değerlendirildiği ve sonunda kapanışın yapıldığı bu görüşmelere üç taraf birlikte katılıyor. Görüşmelerde ele alınacak başlıkların önceden tanımlanması, konunun oturum içeriğine kaymasını önlüyor. Yöneticinin bulunmadığı ortamda İK ile koç arasında süreç hakkında ikili görüşme yapılmaması ise çoğu programda temel kural olarak benimseniyor.

Koçun İK'ya sunduğu raporun formatı da bu mantıkla hazırlanıyor. Rapor, oturumlarda konuşulanları değil programın ilerleyişini içeriyor. Benzer bir yapı takım koçluğu uygulamalarında da geçerli oluyor; katılımcı sayısı arttığı için orada bireysel paylaşımların grup içinde nasıl ele alınacağı ek bir başlık olarak tanımlanıyor.

Çerçeve Hangi Belgelerde Yer Alır?

Sözlü mutabakat çoğu zaman yeterli olmuyor; tarafların değişmesi ya da zamanın geçmesi durumunda hatırlananlar farklılaşabiliyor. Bu nedenle çerçeve üç belgede birden yazılı hale getiriliyor: koçluk hizmet sözleşmesi, program dokümanı ve katılımcı bilgilendirme metni. Her üç belgede yer alması beklenen başlıklar şunlar:

•     Gizli kabul edilen bilginin tanımı ve kapsamı

•     İK'ya aktarılacak bilginin içeriği, formatı ve sıklığı

•     İstisna halleri ve bu durumlarda izlenecek bildirim yolu

•     Oturum notlarının saklanma koşulları ve imha süresi

•     Program tamamlandığında belgelerin ne olacağı

•     Koçun değişmesi durumunda devir sürecinin nasıl işleyeceği

Katılımcı bilgilendirme metninin ayrı bir belge olarak hazırlanması, yöneticinin çerçeveyi kendi diliyle okumasını sağlıyor. Sözleşme hukuki bir metin olduğu için tek başına bu işlevi karşılamayabiliyor. Bilgilendirmenin ilk oturumdan önce paylaşılması ve yöneticinin sorularının yanıtlanması, sürecin daha rahat başlamasına katkı veriyor.

Belgelerdeki saklama ve imha maddeleri, kurumun kişisel verilerin korunmasına ilişkin politikasıyla uyumlu hazırlanıyor. Koçun harici bir hizmet sağlayıcı olduğu durumlarda veri işleyen sıfatının doğup doğmadığı da bu aşamada değerlendiriliyor ve gerekli görülen ek maddeler sözleşmeye ekleniyor.

Çerçeve Süreç Boyunca Nasıl Korunur?

Yazılı çerçeve tek başına yeterli olmuyor; uygulamada aşınmaya açık birkaç nokta bulunuyor. En sık karşılaşılan durum, yöneticinin bağlı olduğu üst amirin süreç hakkında bilgi talep etmesi. Bu talep genellikle iyi niyetle geliyor fakat çerçevenin dışına çıkma sonucu üretebiliyor. İK'nın bu noktada talebi doğrudan karşılamak yerine tanımlı kapsam üzerinden yanıtlaması, yapının korunmasını sağlıyor.

İkinci nokta, koçluk programının performans değerlendirme dönemiyle çakışması. Aynı takvimde ilerleyen iki sürecin bilgi kaynaklarının ayrı tutulması, yöneticinin programa katılımını etkilememesi açısından önem taşıyor. Terfi ya da rotasyon kararlarının gündeme geldiği dönemlerde de aynı ayrım korunuyor.

Üçüncü nokta, program sonunda oluşan bilginin başka süreçlerde kullanılması. Kapanışta paylaşılan gelişim özetinin kariyer planlaması gibi ayrı bir çalışmaya girdi olarak aktarılması, baştan öngörülmediği takdirde çerçevenin dışına çıkma sonucu üretiyor. Bu aktarımın koşullarının program dokümanında yer alması, sonradan tartışma doğmasını engelliyor.

İK'nın program ortasında yöneticiye yönelttiği kısa bir soru, çerçevenin uygulamada karşılık bulup bulmadığını gösterebiliyor. Kapanış görüşmesinde ise gizlilik uygulamasının nasıl işlediği ayrı bir başlık olarak ele alınıyor ve elde edilen bilgi sonraki programların tasarımına aktarılıyor. Aynı yaklaşım kurum içi mentorluk uygulamalarında da kullanılabiliyor; taraflar arasındaki ilişki farklı olsa da bilgi akışının tanımlanması ihtiyacı benzer biçimde ortaya çıkıyor.

Gizlilik çerçevesi, koçluk programının yan unsuru değil işleyişini mümkün kılan bileşenlerinden biri olarak görünüyor. Kapsamın tanımlanması, bilgi akışının sınırlandırılması, belgelere yazılması ve süreç boyunca korunması adımları sırayla yürütüldüğünde hem yönetici hem kurum tarafında beklentiler öngörülebilir kalıyor.

Kaan Böke Yönetim Danışmanlığı, 35+ yıllık kurumsal deneyim ve 25+ yıllık C-level liderlik perspektifiyle stratejik ve uygulanabilir çözümler sunuyor.

Kurumunuzda yönetici koçluğu programının çerçevesini kurmak ve mevcut uygulamanızı gözden geçirmek için danışmanlık hizmetlerimizi inceleyebilir, bizimle iletişime geçebilirsiniz.