Tea Talk Oturumları, Üst Yönetim ile Çalışanları Nasıl Bir Araya Getirir?

Tea Talk Oturumları

Kurumlarda üst yönetim ile çalışanlar arasındaki iletişim büyük ölçüde resmi kanallar üzerinden yürür. Yıllık toplantılar, duyurular ve yönetim raporları stratejiyi aktarır. Çalışanın sahadaki gözlemini üst yönetime taşıyan doğrudan bir temas alanı ise ayrıca tasarlanır. Tea Talk oturumları bu alanı açan bir formattır. Bir üst yönetici küçük bir çalışan grubuyla, belirli bir konu etrafında, samimi ve yapılandırılmış bir sohbet yürütür. İK oturumların konusunu, katılımcı yapısını ve takip düzenini kurgular. Üst yönetim ise kurumun gündemini çalışanın gözünden dinleme fırsatı bulur. Bu yazımız Tea Talk oturumlarının amacını, kurgusunu, akışını ve çıktılarının takibini ele almaktadır.

Tea Talk Oturumu Hangi Amaca Hizmet Eder?

Tea Talk, Kaan Böke Yönetim Danışmanlığı'nın gelişim programları arasında yer alır. Format üç amaca hizmet eder. İlki stratejinin anlaşılmasıdır. Üst yönetici şirket önceliklerini küçük bir grupla paylaşır ve soruları doğrudan yanıtlar. İkincisi saha bilgisinin yukarı taşınmasıdır. Çalışanlar süreçlerde gözlemledikleri aksaklıkları ve fırsatları üst yöneticiye doğrudan aktarır. Üçüncüsü güven ilişkisinin güçlenmesidir. Çalışan üst yöneticiyle yüz yüze görüşme imkânı bulduğunda kararların arkasındaki gerekçeyi dinler ve kendi katkısının görüldüğünü hisseder.

Format kurum kültürünün bir göstergesi olarak da çalışır. Üst yöneticinin oturuma ayırdığı zaman, çalışan görüşlerinin karar sürecinde yer bulduğunu somut biçimde gösterir. İK bu nedenle oturumları yönetim sisteminin bir parçası olarak konumlandırır ve yıllık iletişim planına bağlar.

İK formatı bağlılık verisiyle ilişkilendirir. Yönetici bağlılığı ölçümlerinde ve çalışan bağlılığı anketlerinde üst yönetime erişim, iletişim ve stratejiye güven başlıklarında gelişim alanı çıktığında Tea Talk bu başlıklara karşılık veren bir aksiyon olarak planlanır. Böylece oturumlar ölçülen bir ihtiyaca bağlanır ve sonucu aynı ölçümle izlenir.

Tea Talk Oturumlarında Konu, Katılımcı ve Sıklık Kurgusu

İK Tea Talk kurgusunu dört başlıkta tasarlar.

•       Konu. Her oturum tek bir konuya odaklanır. Konu şirket stratejisinden, yürüyen bir dönüşüm sürecinden ya da çalışan geri bildirimlerinde öne çıkan bir başlıktan seçilir.

•       Katılımcı sayısı. Oturum her katılımcının söz alabileceği büyüklükte kurgulanır. Sekiz ila on iki kişilik gruplar sohbetin akışını korur.

•       Katılımcı profili. İK grupları farklı birimlerden, farklı kıdem seviyelerinden ve farklı lokasyonlardan çalışanlarla oluşturur. Çalışanlar, doğrudan yöneticilerinden ayrı oturumlara davet edilir.

•       Sıklık. Oturumlar aylık ya da iki aylık bir takvimle yürür. Üst yönetim ekibindeki her yönetici yıl içinde belirli sayıda oturuma katılır ve takvim yıl başında yayınlanır.

Katılım gönüllülük esasıyla ya da dönüşümlü davetle yürür. İK yıl boyunca hangi çalışanın hangi oturuma katıldığını izler ve her çalışanın yıl içinde en az bir kez katılım fırsatı bulmasını hedefler. Bu kayıt farklı birim ve lokasyonların oturumlarda dengeli biçimde temsil edilmesini sağlar.

Konu seçiminde İK üst yönetim ekibiyle birlikte çalışır. Stratejik öncelikler listesi çıkarılır ve her öncelik için bir oturum teması belirlenir. Yıl içinde gündeme gelen başlıklar, örneğin yeni bir organizasyon yapısı ya da bir sistem geçişi, takvime ek oturumlar olarak eklenir. Duyuru oturumdan iki hafta önce paylaşılır ve katılımcılardan önceden soru toplanır. Önceden gelen sorular üst yöneticinin hazırlığını kolaylaştırır ve oturum süresinin verimli kullanılmasını sağlar.

Oturum Akışı ve Moderasyon

İK oturum süresini altmış ila doksan dakika olarak planlar. Oturum dört bölümden oluşur. Açılışta moderatör oturumun konusunu ve kurallarını paylaşır. Ardından üst yönetici konuyla ilgili kısa bir çerçeve sunar ve şirketin bu başlıktaki önceliklerini aktarır. Ana bölümde katılımcılar soru sorar, gözlem paylaşır ve öneri getirir. Kapanışta üst yönetici öne çıkan başlıkları özetler ve takibe alınacak konuları belirtir.

Moderatör rolünü İK temsilcisi ya da bu rol için hazırlanmış bir iç kolaylaştırıcı üstlenir. Moderatör söz sırasını yönetir, konu kapsamı dışında kalan başlıkları ayrı bir listeye not eder ve süreyi takip eder. Söz almayan katılımcılara alan açar ve her katılımcının görüş paylaşmasını destekler. Oturumun sonunda moderatör not ettiği başlıkları üst yöneticiyle birlikte gözden geçirir.

Oturumun güvenli bir ortamda geçmesi için İK önceden açık kurallar tanımlar. Paylaşılan görüşler tema düzeyinde kayda geçer ve kişi adından bağımsız raporlanır. Katılımcının oturumdaki paylaşımı yalnızca gelişim ve iyileştirme amacıyla kullanılır. Bu kurallar duyuruda ve oturum açılışında açıkça ifade edilir.

Üst yöneticinin hazırlığı da kurgunun parçasıdır. İK oturumdan önce üst yöneticiye kısa bir hazırlık notu iletir. Notta katılımcı grubunun birim dağılımı, ilgili bağlılık verisi ve olası soru başlıkları yer alır. Üst yönetici oturumda dinlemeye ağırlık verir ve o an yanıtlanamayan sorular için bir takip tarihi paylaşır.

Çıktıların Takibi ve Kurumsal Kazanç

Oturumun değeri takip adımında ortaya çıkar. İK her oturumun ardından tema bazlı bir özet hazırlar. Özette dile getirilen konular, üst yöneticinin verdiği yanıtlar ve takibe alınan başlıklar yer alır. Takibe alınan her başlık bir sorumluya ve tarihe bağlanır. İK bir sonraki oturum duyurusunda önceki oturumlardan gelen aksiyonların durumunu katılımcılarla paylaşır. Bu geri dönüş formatın sürekliliğini sağlar.

İK oturum özetlerini diğer çalışan verileriyle birlikte okur. Çıkış görüşmelerinden elde edilen veri, bağlılık anketi sonuçları ve Tea Talk temaları birlikte değerlendirildiğinde kurumun gündemindeki başlıklar netleşir. Aynı tema birkaç kaynakta tekrarlandığında İK bu başlığı yönetim gündemine öncelikli bir konu olarak taşır.

C-level açısından Tea Talk düşük maliyetli ve doğrudan bir bilgi kanalıdır. Üst yönetici sahadaki aksaklığı ve fırsatı raporlara yansımadan önce dinler ve karar sürecine erken veri ekler. Strateji iletişimi küçük gruplarda soru ve cevapla pekiştiğinde dönüşüm projelerinde çalışanların uyum süreci hızlanır. İK için ise oturumlar bağlılık ölçümündeki gelişim alanlarına karşılık veren, izlenebilir bir aksiyon başlığı oluşturur.

İK yıl sonunda Tea Talk programı için kısa bir değerlendirme raporu hazırlar. Raporda oturum sayısı, katılımcı dağılımı, takibe alınan aksiyon sayısı ve bu aksiyonların tamamlanma oranı yer alır. Bağlılık anketindeki ilgili maddelerin yıllık seyri de bu rapora eklenir. Rapor üst yönetim ekibinin bir sonraki yılın oturum takvimini ve konu önceliklerini belirlemesine dayanak oluşturur. Böylece format her yıl kurumun güncel gündemiyle yenilenir.

Kaan Böke Yönetim Danışmanlığı Tea Talk oturumlarını Eğitim ve Gelişim Programları kapsamında kurumun yapısına ve gündemine göre kurgular. 35+ yıllık kurumsal deneyim ve 25+ yıllık C-level liderlik perspektifiyle stratejik ve uygulanabilir çözümler sunarız. Kurumunuzda Tea Talk oturumlarını planlamak için iletişim sayfamızdan bize ulaşabilirsiniz.