Kişi Birim Eşleştirme Çalışması Hangi Adımlarla Yapılır? Norm Kadrodan Görev Dağılımına

Kişi birim eşleştirme çalışması

Norm kadro çalışması her birimde kaç kişinin hangi pozisyonda çalışması gerektiğini ortaya koyar. Ancak bu sayı tek başına organizasyonu çalışır hale getirmez. Mevcut çalışanların hangi birimde ve hangi görevde konumlanacağı ayrı bir karar gerektirir. Kişi birim eşleştirme çalışması tam bu noktada devreye girer ve norm kadro sonuçlarını isim bazında görev dağılımına dönüştürür. İK bu çalışmayı organizasyon tasarımının son ve en görünür adımı olarak yürütür. Üst yönetim açısından ise bu adım, norm kadroya yapılan yatırımın gerçek bir organizasyon şemasına dönüşüp dönüşmeyeceğini belirler. Norm Kadro Çalışması Nasıl Yapılır? İş Gücü İhtiyacını Veriyle Ortaya Koymak yazımız bu yazının ön adımını ele almaktadır. Bu yazı ise eşleştirmenin hangi verilerle hazırlandığını, hangi adımlarla karara bağlandığını ve görev dağılımına nasıl geçildiğini ele almaktadır.

Kişi Birim Eşleştirme Çalışması Neyi Tanımlar ve Norm Kadrodan Nasıl Beslenir?

Kişi birim eşleştirme çalışması, mevcut çalışanların yetkinlik, deneyim ve performans verileriyle norm kadroda tanımlanan pozisyonları karşılaştırır ve her çalışanı en uygun birime ve pozisyona yerleştirir. Norm kadro "kaç kişi" sorusuna cevap verirken eşleştirme "hangi kişi" sorusuna cevap üretir. İki çalışma birbirini tamamlar. Norm kadro olmadan eşleştirme için hedef yapı belirsiz kalır. Eşleştirme olmadan norm kadro kağıt üzerinde kalır.

Eşleştirmenin girdisi üç kaynaktan gelir. Birincisi norm kadro tablosudur ve her birim için pozisyon adını, pozisyon sayısını ve pozisyonun gerektirdiği yetkinlik seviyesini içerir. İkincisi iş analizi ve görev tanımlarıdır. Her pozisyonun temel sorumlulukları, karar yetkisi ve raporlama hattı bu dokümanlarda tanımlıdır. İş Analizi ve Görev Tanımı yazımız bu dokümanların nasıl hazırlandığını ayrıntılı ele almaktadır. Üçüncüsü ise çalışan envanteridir. Mevcut unvan, birim, deneyim süresi, eğitim geçmişi, son performans sonuçları ve varsa değerlendirme merkezi çıktıları bu envanterde yer alır.

Saha gözlemi şunu gösterir. Eşleştirmeye iş analizi tamamlanmadan başlayan kurumlarda pozisyonlar yalnızca unvan üzerinden karşılaştırılır ve aynı unvanı taşıyan farklı içerikli işler tek bir kalıba sokulur. Bu durumda eşleştirme kararı sonradan tartışmaya açılır. İK bu riski üç girdiyi önceden hazırlayarak ortadan kaldırır.

Eşleştirme İçin Hangi Veriler Toplanır ve Nasıl Doğrulanır?

İK eşleştirme matrisini kurmadan önce çalışan envanterini günceller. Bu güncellemede her çalışan için fiilen yürütülen görevler ile görev tanımındaki sorumluluklar karşılaştırılır. Fiili iş ile tanımlı iş arasındaki fark, eşleştirmenin en kritik verisidir. Çünkü bazı çalışanlar unvanının üzerinde sorumluluk taşır, bazıları ise unvanının altında bir iş yükü yürütür. Bu farkı görmeden yapılan eşleştirme mevcut düzensizliği yeni şemaya taşır.

Veri doğrulama iki aşamada yürütülür. İlk aşamada birim yöneticisi kendi ekibinin envanter bilgilerini kontrol eder ve fiili görevleri teyit eder. İkinci aşamada İK, birimler arası tutarlılığı inceler. Aynı pozisyon adının farklı birimlerde farklı yetkinlik seviyesi gerektirip gerektirmediği bu aşamada netleşir. Doğrulanmış envanter, eşleştirme toplantılarında tartışmanın kişiler üzerinden değil veriler üzerinden yürümesini sağlar.

Performans verisi bu çalışmada tek belirleyici olarak kullanılmaz. Son dönem performans sonucu, çalışanın mevcut pozisyondaki uyumunu gösterir. Hedef pozisyona uyumu ise yetkinlik değerlendirmesi ve varsa değerlendirme merkezi sonuçları gösterir. İK iki veriyi ayrı sütunlarda tutar ve eşleştirme kararında ikisini birlikte okur. C-level açısından bu ayrım önemlidir. Yalnızca geçmiş performansa dayanan eşleştirme, yeni yapının gerektirdiği yetkinlikleri gözden kaçırır ve organizasyon birkaç ay içinde yeniden düzenleme ihtiyacı duyar.

Kişi Birim Eşleştirme Kararı Hangi Adımlarla Verilir?

Veri hazırlığı tamamlandığında İK eşleştirme sürecini yapılandırılmış adımlarla yürütür. Adımların sırası kurumun büyüklüğüne göre değişmez, yalnızca süresi değişir:

●      Eşleştirme matrisinin kurulması. Satırlarda mevcut çalışanlar, sütunlarda norm kadroda tanımlı pozisyonlar yer alır. Her hücreye yetkinlik uyumu, deneyim uyumu ve yöneticinin görüşü işlenir.

●      Birebir eşleşmelerin netleştirilmesi. Mevcut pozisyonu norm kadroda aynı içerikle devam eden çalışanlar önce yerleştirilir. Bu grup genellikle çoğunluğu oluşturur ve matrisin büyük bölümünü hızla kapatır.

●      Açık pozisyonların ve fazla kadroların belirlenmesi. Norm kadroda tanımlı olup mevcut envanterde karşılığı bulunmayan pozisyonlar açık pozisyon listesine alınır. Mevcut olup norm kadroda karşılığı bulunmayan çalışanlar ise yeniden konumlandırma listesine alınır.

●      Yeniden konumlandırma görüşmeleri. Yeniden konumlandırma listesindeki her çalışan için birim yöneticisi ve İK birlikte alternatif pozisyonları değerlendirir. Yetkinlik açığı bulunan durumlarda gelişim planı ve geçiş süresi tanımlanır.

●      Üst yönetim onayı. Eşleştirme sonucu birim bazında toplam kadro, açık pozisyon sayısı, yeniden konumlandırılan çalışan sayısı ve gelişim planı gerektiren geçişler olarak üst yönetime sunulur.

●      Çalışan iletişimi. Onaylanan eşleştirme, her çalışana birim yöneticisi tarafından yeni görev tanımı ve raporlama hattıyla birlikte iletilir.

İK her adımın çıktısını yazılı hale getirir. Böylece eşleştirme kararı sonradan sorgulandığında hangi veriye ve hangi görüşmeye dayandığı görülür. Saha gözlemi, yazılı dayanağı olmayan eşleştirmelerin ilk itirazda geri alındığını ve organizasyonun belirsizliğe döndüğünü gösterir.

Görev Dağılımına Geçiş Üst Yönetime Ne Kazandırır?

Eşleştirme tamamlandığında her çalışanın birimi, pozisyonu, görev tanımı ve raporlama hattı netleşir. Bu netlik görev dağılımının temelidir. Görev dağılımı aşamasında birim yöneticisi, pozisyon bazında tanımlı sorumlulukları ekipteki kişilere fiilen dağıtır ve iş yükünü dengeler. İK bu aşamada görev dağılımının norm kadro ile uyumunu izler ve aynı sorumluluğun iki kişiye verilmesi ya da bir sorumluluğun sahipsiz kalması durumunda müdahale eder.

Üst yönetim bu sürecin sonunda üç somut çıktı görür. Birincisi, organizasyon şeması isim bazında doludur ve açık pozisyonlar işe alım planına dönüşmüştür. İkincisi, yeniden konumlandırılan çalışanlar için gelişim planı ve geçiş takvimi tanımlıdır. Bu da yetkinlik açığının bütçelenebilir bir başlık haline gelmesini sağlar. Üçüncüsü, görev alanı belirsizliğinden kaynaklanan tekrar eden işler ve sahipsiz kalan sorumluluklar azalır. Bu üç çıktı, norm kadro çalışmasına ayrılan kaynağın karşılığını ölçülebilir hale getirir.

Eşleştirme tek seferlik bir çalışma olarak kalmaz. Yeni bir birim kurulduğunda, bir pozisyon kapatıldığında ya da büyüme planı değiştiğinde İK matrisi günceller ve görev dağılımını yeniden dengeler. Yılda bir kez yapılan düzenli gözden geçirme, fiili iş ile tanımlı iş arasındaki farkın yeniden büyümesini önler. Üst yönetim bu gözden geçirmeyi bütçe ve iş gücü planlama takvimiyle aynı döneme aldığında organizasyon tasarımı kararları ile kaynak kararları birbirinden kopmaz. Bu düzen, norm kadroyu kâğıt üzerindeki bir tablo olmaktan çıkarıp işleyen bir yönetim aracına dönüştürür.

Kaan Böke Yönetim Danışmanlığı olarak Şirkete Özel İK Sistemleri kapsamında norm kadro, kişi birim eşleştirme ve görev dağılımı çalışmalarını kurumun yapısına ve büyüme planına göre tasarlarız. 35+ yıllık kurumsal deneyim ve 25+ yıllık C-level liderlik perspektifiyle stratejik ve uygulanabilir çözümler sunarız. Kurumunuzun organizasyon tasarımı ihtiyacını birlikte değerlendirmek için iletişim sayfamız üzerinden bize ulaşabilirsiniz.